راهنمای جامع کنترل هزینه در کافه و رستوران

فرمول کاست کنترل در کافه رستوران دغدغه ای بزرگ برای کسانی که به فکر راه اندازی کافه هستند. یکی از بزرگ ترین مشکلاتی که در صنف کافه و رستوران وجود دارد کنترل هزینه ها یا فرمول کاست کنترل می باشد. زیرا که سود اصلی شما در کنترل هزینه ها است. اگر فرمول کاست کنترل را بلد نباشید می تواند مشکلاتی جبران ناپذیر به وجود آورد و حتی منجر به ورشکستگی شود.

کنترل هزینه کاهش هزینه نیست

هنگامی که با کاهش ناگهانی اما موقت درآمد مواجه می شوید، وسوسه کاهش کارکنان، کاهش کیفیت محصول و کاهش هزینه های تبلیغات و نگهداری بسیار قوی است. این حرکات ممکن است در ابتدا از سود محافظت کند، اما در نهایت تجربه مشتری را کاهش می دهد، پایگاه مشتری را کاهش می دهد و نتیجه را از بین می برد. این گونه واکنش‌های تند تند همان چیزی است که من آن را «کاهش هزینه» می‌نامم، و از روش متفکرانه‌تر فرمول کاست کنترل متمایز است. که هدف آن به حداکثر رساندن سود است و ابتکارات را در هزینه اجرا و تأثیر آنها بر کیفیت غذا را ارزیابی می‌کند.

کنترل هزینه به اشتباه

علیرغم مزایای کاهش هزینه ها و اهمیت استراتژیک آن در دنیای کسب و کار عمومی، این فعالیت در صنعت رستوران به خوبی قابل درک نیست. دلایل این امر شامل موارد زیر است:

 اغلب در رسانه های مهمان نوازی، طرفداران فرمول کاست کنترل با نشان دادن ارقام مزیت مالی، مزایای آن را افزایش می دهند در حالی که به محدودیت در توانایی آن برای افزایش سود اشاره نمی کنند و نیاز به دنبال کردن همزمان استراتژی های افزایش درآمد را نادیده می گیرند.

مشاوران صنعت و مدیران متکلم تمایل دارند تمرکز خود را به هزینه های غذا و نیروی کار محدود کنند و تعداد بی شماری از موارد دیگر در صورت درآمد را نادیده بگیرند که مجموعاً فرصت های پس انداز ملموسی را ارائه می دهند.

در این مقاله من دیدگاه عملگرایانه و کامل تری از فرمول کاست کنترل های غیر نیروی کار ارائه خواهم کرد.

مزایای مالی کنترل هزینه می تواند قابل توجه باشد

میانگین حاشیه سود (سود خالص تقسیم بر درآمد) رستوران های ایالات متحده تنها بین 3 تا 4 درصد است و از آنجایی که رستوران ها سود چندانی ندارند، کاهش اندک هزینه ها می تواند تأثیر قابل توجهی بر سودآوری داشته باشد. به عنوان مثال، هزینه های غیر کارگری که در این مقاله در مورد آنها صحبت خواهم کرد، می تواند 50٪ از فروش را تشکیل دهد، و اگر همه چیز برابر باشد، کاهش 2٪ در این هزینه ها منجر به افزایش 29٪ در سود می شود.

•  رستورانی با 2 میلیون دلار فروش و 3.5 درصد حاشیه سود، 70 هزار دلار سود دارد.
•  اگر این رستوران 2% از پایه هزینه 1 میلیون دلاری را کاهش دهد، 20000 دلار آزاد می شود که بلافاصله به قیمت نهایی (یعنی سود) می رسد.
•  (70000 دلار سود اصلی + 20000 دلار صرفه جویی در هزینه) / 70000 دلار سود اصلی = 29% افزایش سود

نکته دیگر این است که برای جبران اجناسی از ما دزدی کردند، مواد غذایی که هدر میرود! و ظروف هایی که شکسته­اند که ناشی از سیستم‌ها و فرمول کاست کنترل مشکوک هستند، درآمد بیشتری نسبت به آنچه فکر می‌کنید لازم است.

مقدار درآمد مورد نیاز برای تعویض لیوان های شکسته ­اند

حدس بزنید که یک رستوران چقدر باید درآمد اضافی برای جایگزینی لیوان هایی که شکسته­اند 8 دلاری ایجاد کند و در عین حال سطح سود خود را حفظ کند. اکثر آنها پاسخ می دهند که تنها 8 دلار درآمد اضافی لازم است، اما در واقع، پاسخ تقریباً 23 دلار است، زیرا هر دلار اضافی در درآمد مستلزم هزینه های اضافی در قالب غذا، نیروی کار، هزینه های آب و برق و غیره اس که جزئی از فرمول کاست کنترل می باشد.

برای این مثال، ما 35٪ را برای این هزینه های اضافی فرض می کنیم: $8 ÷ 35% = $22.85. بنابراین هزینه واقعی تعویض لیوان 22.85 دلار است که نشان می دهد جلوگیری از ضرر آسان تر از تولید درآمد اضافی مورد نیاز برای جبران ضرر است.

نیاز به استانداردهای دقیق هزینه

استانداردهای هزینه معیارهایی هستند که عملکرد واقعی بر اساس آنها اندازه گیری می شود. آنها اهداف قابل دستیابی بر اساس برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل، و محاسبات هستند، و آنها فرض می کنند که عملیات بدون خطا است – بدون اتلاف، بدون سرقت، بدون اشتباه. می توانید آنها را به عنوان ابزاری برای مقایسه «آنچه باید باشد» با «آنچه هست» در نظر بگیرید.

فرمول کاست کنترل باید از یک روش ساده پیروی کند: ایجاد استانداردهای هزینه، نظارت بر عملیات برای ارزیابی عملکرد واقعی، بررسی واریانس بین استاندارد و عملکرد واقعی، سپس حذف خطاها و/یا ضایعات ایجاد کننده این واریانس ها.

هر هزینه ای که مدیریت بر آن تأثیر مستقیم دارد باید استاندارد خاص خود را داشته باشد و به وضوح به صورت درصد، نسبت، هزینه هر واحد و غیره بیان شود.

هر هزینه ای که مدیریت بر آن تأثیر مستقیم دارد باید استاندارد خاص خود را داشته باشد و به وضوح به صورت درصد، نسبت هزینه به ازای هر واحد و غیره بیان شود. تنظیم این استانداردها مستلزم تجزیه و تحلیل دقیق است

استانداردهای هزینه نادرست و فریبنده

بر اساس یک محاسبه مشکوک، مدیر رستورانی با 1.5 میلیون دلار درآمد سالانه تعیین می کند که هزینه استاندارد کالاهایی که فروخته­است باید 31٪ باشد! یعنی به ازای هر 1 دلار درآمد، 0.31 دلار باید برای غذا و الکل هزینه شود. با این حال، اگر او یک محاسبه سیستماتیک با استفاده از قیمت‌های منو، هزینه‌های دستور غذا و ترکیب منو انجام می‌داد، متوجه می‌شد که! درصد واقعی استاندارد قیمت نهایی کالا فقط 29 درصد است.

اگر رستوران با 31درصد هزینه فروش کالا (برابر با هزینه استاندارد نادرست) کار می کند، مدیر به احتمال زیاد راضی است اما متأسفانه غافل از اینکه 30000 دلار در سال هدر می رود یا به سرقت می رود. 1,500,000 دلار درآمد x 2 ٪ (یعنی تفاوت بین 31٪ و 29٪) = 30,000 دلار. رستوران ممکن است سودآور باشد اما مدیریت سود را به حداکثر نمی رساند زیرا غافل از اینکه تخمین درصد هزینه استاندارد با اغراق همراه باشد. در نتیجه فرمول کاست کنترل رعایت نمی شود و زیان همچنان ادامه دارد.

سایر صنایع قطعات معیوب را رد می کنند، خطاهای تولید را دنبال می کنند و راه حل هایی را برای جلوگیری از تکرار آنها ایجاد می کنند. در مقابل، ما به عنوان یک صنعت بیش از حد خطاها را می پذیریم و زیان را به عنوان یک مسیر در نظر می گیریم، در حالی که در عوض باید زیان ها را ردیابی کنیم، علل آنها را زیر سوال ببریم و مشکلاتی را که پیدا می کنیم برطرف کنیم.

محاسبه استاندارد برای بهای نهایی کالای فروخته ­شده

“هزینه کالاهای فروخته شده” (که معمولا “هزینه غذا” نامیده می شود) اصطلاحی است که برای شناسایی هزینه غذا و نوشیدنی هایی که یک رستوران برای تولید درآمد غذا و نوشیدنی خود استفاده می کند، استفاده می شود. به عبارت دیگر، اگر رستورانی از 10 دلار غذا و الکل استفاده کند و سپس آنها را به مشتری به مبلغ 33.40 دلار بفروشد، درصد هزینه فروش کالا 30٪ (10 دلار / 33.40 دلار) است. در فرمول کاست کنترل اصطلاح “استاندارد” به سادگی به یک معیار اشاره دارد، و شما نتایج واقعی خود را با این معیار به عنوان بخشی از فرآیند کنترل هزینه مقایسه خواهید کرد.

بهای نهایی کالاهای فروخته شده برای یک رستوران بسیار مهم است زیرا بخش قابل توجهی از درآمد را نشان می دهد. این هزینه‌ها، که بر حسب درصد کل درآمد بیان می‌شوند، می‌توانند از قیمت های پایین برای یک پیتزا تا قیمت های پایین برای یک خانه استیک متغیر باشند! و دانستن این نکته مفید است که بهای نهایی کالای فروخته شده یکی از دو دسته هزینه بالا است.

محاسبه بهای نهایی استاندارد کالاهای فروخته شده آسان نیست

مسلماً یکی از دشوارترین استانداردها در فرمول کاست کنترل برای ایجاد هزینه کالاهای فروخته شده است که مجموع تمام هزینه های هر آیتم منو است. به طور کلی، ما هزینه یک غذای معین را با اضافه کردن هزینه هر ماده بر اساس دستور پخت و مشخصات محصول محاسبه می کنیم و سپس کل هزینه را بر قیمت ظرف تقسیم می کنیم و نتیجه را به صورت درصد بیان می کنیم. در این محاسبه فرض می کنیم ضایعات یا سرقتی وجود ندارد.

محاسبه هزینه یک غذا (و دستیابی به قیمت منو)

محاسبه بهای نهایی استاندارد کالاهای فروخته شده مستلزم محاسبه هزینه هر غذا و قیمت منوی آنها است و این محاسبات به نوبه خود به اطلاعات زیر نیاز دارد:

•  دستور پخت استاندارد
•  درصد بازده (در صورت وجود)
•  هزینه مواد – برای محاسبه هزینه ظرف لازم است
•  درصد هزینه مورد نظر – برای محاسبه قیمت منو ضروری است

بیایید نگاهی به این عناصر بیندازیم و ببینیم چگونه آنها در محاسبه قرار می گیرند.

دستور پخت استاندارد یک دستور غذای استاندارد یک طرح اولیه ضروری است! که تضمین می کند که تهیه کردن و ارائه یک غذا صرف نظر از اینکه چه کسی غذا را حاضر می کند، سازگار است. مواد تشکیل دهنده را فهرست میکند، روش تهیه را تشریح می کند و اندازه وعده، زمان لازم برای تهیه کردن، ارائه، و بشقاب یا ظروف شیشه ای مورد استفاده را مشخص می کند.

درصد بازده. برای آیتم‌های منو مانند کباب دنده اولیه و ماهی کامل، در مواردی که در پخت و پز یا ضایعات محصول انقباضی وجود دارد (مانند پوست، فلس‌ها، چربی‌های کوچک و غیره) – دستور استاندارد باید «بازده» را مشخص کند. عملکرد به عنوان وزن محصول خام منهای ضایعات تعریف می شود و به صورت درصدی از وزن محصول خام بیان می شود.

هزینه مواد تشکیل دهنده

 ما هزینه ظرف را با اضاف کردن هزینه هر ماده با استفاده از قیمت فاکتور برای هر ماده چند برابر مقدار مصرفی به اضافه چند سکه برای حساب کردن ضایعات اتفاقی محاسبه می کنیم.

بیشتر هزینه های مواد تشکیل دهنده به همین سادگی است. اما وقتی وارد بازی می شود، ورودی بازده بسیار مهم است. خطا در بازده یا حذف آن بر هزینه غذا، قیمت منو و در نتیجه بر درصد بهای تمام شده کالای فروخته شده تأثیر می گذارد که بخشی از فرمول کاست کنترل به حساب می آید.

محاسبه درصد واقعی بهای نهایی کالا

به حداکثر رساندن سود نشان می دهد که درصد بهای نهایی کالاهای فروخته شده به دقت نظارت می شود و مدیریت درصد هزینه استاندارد را با درصد هزینه واقعی مقایسه می کند تا واریانس ها را شناسایی کند و علل آنها را بررسی کند.

به یاد داشته باشید در حالی که هزینه استاندارد در فرمول کاست کنترل، عملکرد بی عیب و نقصی را از همه کارکنان فرض می کند، هزینه واقعی منعکس کننده واقعیت است! و در انجام این کار شامل ضایعات، خطاها و سرقت هایی است که ممکن است! در مراحل مختلف تولید و خدمات رخ دهد.

محاسبه هزینه واقعی ساده است. به عنوان مثال، برای دستیابی به بهای نهایی واقعی کالاهایی که فروختید برای ماه مهر! شما با موجودی پایانی مواد غذایی و نوشیدنی برای ماه شهریور شروع کنید، خریدهای مواد غذایی و نوشیدنی را برای ماه مهر اضافه کنید و سپس ارزش آن را کسر کنید. پایان موجودی مواد غذایی و نوشیدنی که در پایان مهر خریداری کردید. این محاسبه مقدار دقیق دلاری غذا و نوشیدنی مصرفی را ارائه می دهد! اما برای دستیابی به بهای نهایی کالایی که فروختید، باید آخرین مرحله را بردارید و هزینه وعده های غذایی کارکنان و وعده های غذایی تکمیلی را کسر کنید. زیرا محصول مورد استفاده برای این کار عمدا به فروش نرسیده.

موجودی اولیه + خریدها – موجودی پایانی – وعده های غذایی کارمندان و کمپ = بهای نهایی واقعی کالاهای فروخته شده

مرحله بعدی تقسیم بهای نهایی واقعی کالاهای فروخته شده برای دوره بر درآمد دوره برای بدست آوردن درصد واقعی بهای تمام شده کالای فروخته شده است.

بهای نهایی واقعی کالاهای فروخته شده ÷ درآمد = درصد هزینه واقعی کالاهای فروخته شده.

مقایسه هزینه استاندارد با هزینه واقعی

حتی در بهترین شرایط  قیمت گذاری مناسب، بدون خطا، بدون سرقت، بدون ضایعات! همیشه حداقل یک تفاوت کوچک بین درصد استاندارد هزینه فروش کالا و درصد واقعی بهای نهایی کالا وجود دارد. اختلاف باید کمتر از یک درصد باشد و باید اشاره کنم که برخی از اپراتورها ½ درصد حد مجاز را در نظر می گیرند.

کنترل هزینه برای هزینه های قابل کنترل

در حالی که پیگیری هزینه غذا مهم است! پتانسیل صرفه جویی ارائه گردیده توسط گروه جداگانه ای از هزینه ها به نام “هزینه های قابل کنترل” را دست کم نگیرید. اینها هزینه‌های غیرغذایی هستند که مدیریت می‌تواند در کوتاه‌مدت آن‌ها را تعدیل کند! ( تلاش‌های بلندمدت مانند انتقال به مکان ارزان‌تر برای کاهش هزینه اجاره را نادیده می‌گیریم). به عنوان مثال می توان به شستشوی لباس ها کتانی ها، حذف زباله، نابودی، موسیقی و سرگرمی، بازاریابی، خدمات آب و برق، هزینه های اداری و تعمیر و نگهداری اشاره کرد.

کنترل هزینه یک قهرمان است

کنترل هزینه باعث بررسی های عالی یا تحسین های رسانه ای نمی شود. چیزی که آن را ارزشمند می کند، پتانسیل آن برای ایجاد تغییر در نتیجه یک رستوران! و جبران خسارت مدیریت و کارمندان برای سال های آینده است. توسعه یک مفهوم، طراحی دکور، یا ایجاد یک منو هیجان‌انگیزتر از برنامه‌ریزی یک سیستم کنترل هزینه است، اما اپراتورهای موفق می‌دانند که تنها راهی که می‌توانند مسئولیت‌های خود را در قبال مهمانان، سرمایه‌گذاران و کارمندان خود انجام دهند این است که به همان اندازه خوب باشند، همانطور که با مهارت های آشپزی، طراحی منو، و خدمات.

نتیجه گیری

فرمول کاست کنترل صحیح می تواند نجات دهنده کسب و کار شما باشد اما اگر همین فرمول اشتباه انجام شود می تواند همه چیز را در بلند مدت خراب کند و سرمایه شما را از بین ببرد.

خرید ملزومات کافی شاپ